Las emergencias que afectan las operaciones comerciales pueden ocurrir sin previo aviso. El Department of Commerce compartió algunos consejos que podrían ayudar a dueños y empleados de empresas a estar preparados y responder rápidamente ante una emergencia
Empresas informadas
La seguridad es prioridad. La ciudad de Pdhialdelphia busca que sus habitantes reciban la información más reciente sobre preparación y respuesta ante emergencias en situaciones de crisis.
La orientación de la ciudad puede ayudar a tomar decisiones informadas para las empresas, los empleados y los clientes a medida que se desarrollan planes de recuperación.
El sistema de notificación de la ciudad que brinda información de emergencia es ReadyPhiladelphia. Se puede seguir a la Oficina de Manejo de Emergencias en Twitter o registrarse para recibir alertas enviando un mensaje de texto al 888-777.
Documentos de las empresas
Prepararse con anticipación y conservar copias de los documentos comerciales de forma remota es importante para tenerlos a manos ante cualquier emergencia. Se puede guardar un duplicado, de manera física como digital, de la constitución de la empresa, declaración de ingresos y declaraciones de impuestos.
Estos documentos pueden ser necesarios para presentaciones de seguros, solicitudes de subvenciones de emergencia y para ayudarle a tomar decisiones de gestión empresarial en una crisis.
Como mínimo, los comerciantes deben asegurarse de poder acceder a algunos documentos importantes desde una ubicación distinta a su empresa:
- Declaraciones de impuestos federales más recientes
- Información de registro/licencia comercial
- Pólizas de seguro
- Cuentas bancarias y de crédito.
- Información de nómina y empleados.
Comprender las pólizas de seguro
Existen muchos tipos de cobertura de seguro comercial que se aplican en diferentes situaciones. Es importante familiarizarse con las protecciones con las que cuenta la póliza y planear reunirse al menos una vez al año con el corredor o agente para revisar la cobertura que mejor se adapte a las necesidades del comerciante.
Estar preparado para solicitar asistencia de emergencia
Es posible que existan recursos financieros que se adaptan a los diferentes negocios en caso de una emergencia o desastre. Para cualquier tipo de solicitud de subvención o préstamo, los comerciantes deben tener acceso a la información comercial básica:
- Declaraciones de impuestos
- Identificación de información como EIN, estados de ingresos y flujo de efectivo.
- Pérdidas comerciales y de ingresos por día
- Registro de empresas y licencias.
- Información de nómina, cronograma de deudas y un formulario W-9 firmado.
El Department of Commerce financia un Programa de Subvenciones Empresariales de Emergencia, administrado por el Fondo de Comerciantes, para apoyar a las empresas elegibles que enfrentan dificultades debido a eventos calificados como incendios, desastres naturales, actos extremos de vandalismo físico, fallas de servicios públicos o una situación altamente perturbadora.
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Hacer un plan para el negocio y los empleados
Un plan de preparación para emergencias es fundamental para el éxito a largo plazo de un negocio, para la seguridad personal y para la de los empleados. Este puede ser un punto de referencia fundamental para ayudar a:
- Minimizar riesgos y costos de daños a la propiedad.
- Retener y atraer empleados.
- Mantenga un registro de los recursos locales y los contactos de emergencia.
- Proteja sus activos comerciales más valiosos.
- Esté lo más preparado posible para diversos escenarios urgentes relacionados con la seguridad.
- Crear una lista de verificación para el equipo comercial que incluya información de contacto clave.
- Evalúe sus vulnerabilidades dentro y alrededor de su propiedad y más.
El plan de preparación para emergencias debe establecer funciones y responsabilidades claras, incluyendo pasos sobre cómo comunicar información de emergencia relevante a los clientes y empleados.
Los propietarios de empresas deben mostrar sus planes de evacuación, números de teléfonos y suministros de emergencia en un lugar visible para que los empleados puedan encontrarlos fácilmente.
¿A dónde pedir ayuda?
La línea directa de la Oficina de Servicios Empresariales del Department of Commerce está disponible durante todo el año y en situaciones de crisis para apoyar a las empresas. Brinda asistencia personalizada, divulgación, orientación sobre los recursos disponibles y apoyo continuo.
Los empresarios de Phialdelphia pueden comunicarse llamando al (215) 683-2100 o enviar un correo electrónico a business@phila.gov. La asistencia directa está disponible en español; chino, mandarín y cantonés; camboyano; jemer y vietnamita. Hay idiomas adicionales disponibles a través de servicios de interpretación.
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